Criterios para valorar Sistemas de Preservación Digital

Conclusiones

Uno de los principales retos con la aplicación de esta guía es llegar a identificar soluciones integrales para la preservación digital, donde se combinen y se aprovechen al máximo las cualidades de cada herramienta, con lo cual puedan cubrirse las diversas necesidades y requerimientos de las instituciones que pretenden instaurar soluciones tecnológicas para su estrategia de preservación.

La guía se hizo para que los interesados en la preservación digital identifiquen aspectos relevantes al intentar seleccionar un sistema como plataforma de gestión de sus procesos. Refleja los rubros esenciales del modelo OAIS y contempla las recomendaciones de TRAC y Moreq, así como los atributos de calidad necesarios en una herramienta de software.

Para utilizar la guía es necesario que la institución interesada cuente con un equipo humano con conocimientos vastos en tecnologías de la información y la comunicación; la gestión y la conservación de documentos y las ciencias de la información, como la bibliotecología, para comprender conceptos como: legibilidad, autenticidad, integridad y la importancia de los metadatos, además de entender cuáles son las necesidades y las capacidades de la organización, para así determinar adecuadamente qué valores son primordiales, dados los objetivos de preservación digital institucionales.

La guía no indica cuáles son los criterios indispensables para que un sistema de preservación digital se considere útil en una institución. Tampoco determina la utilidad de un SPD y mucho menos lo califica como bueno o malo. Sin embargo, sí abre la puerta para el análisis del conjunto de elementos que habrá que tomar en cuenta, al tratar de seleccionar un sistema como éstos, basado en las necesidades de cada institución y los elementos básicos para hacer preservación digital.

Facilita las valoraciones de sistemas que hay en el mercado con los mismos criterios, donde cada institución dará mayor peso a los que considere más importantes, de acuerdo con sus necesidades. De igual forma, la guía está abierta a nuevas perspectivas, a partir de lo que cada usuario identifique.

Un paso importante y previo a la elección o elaboración de un SPD, es la definición de un plan de preservación, ya que en éste se detallan los recursos humanos, técnicos, financieros, legales y organizacionales con los que cuenta la institución para determinar la logística a seguir para establecer estrategias, programas, políticas, objetivos, acciones y prioridades, para llevar a la práctica la preservación digital.

Cabe aclarar que la guía de criterios básicos para valorar Sistemas de Preservación Digital no fue hecha para evaluar herramientas para la preservación digital de propósito específico, ya que éstas sólo se emplean en ciertos procesos o partes y no funcionan como plataformas para procesos de preservación.

Agradecimiento
Agradecemos a la Biblioteca Nacional de México por el impulso que ha dado a la preservación digital con la conformación del Grupo de Preservación Digital (GPD), lo cual permitió el trabajo colaborativo que se presenta en este artículo, y en el cual participaron especialistas de diversas entidades y dependencias de la UNAM así como de otras instituciones encargadas del resguardo documental en México. También agradecemos el apoyo de la Mtra. Beatriz Zamora Ruíz de la Dirección General de Bibliotecas y Servicios Digitales de Información de la UNAM, por el proceso de revisión con respecto a las fuentes bibliográficas y la correcta citación.